Privacyreglement Veni Etinam

Privacyverklaring

Veni Etinam hecht veel waarde aan privacy. Als begeleiders voelen wij een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om omgang met persoonsgegevens. Privacy is geborgd in onze organisatie en de systemen waarin de gegevens worden verwerkt, zijn goed beveiligd.

Met deze privacyverklaring willen wij u duidelijk maken wanneer en waarom wij bepaalde informatie verzamelen, en hoe wij uw privacy beschermen.

Verwerkersverantwoordelijke

Veni Etinam is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens.

Als u in begeleiding komt
Als u of uw kind bij Veni Etinam komt, vragen wij u om uw persoonsgegevens en verwerken die in ons systeem in uw digitale dossier. Met andere woorden, de door u verstrekte gegevens worden door ons in het Elektronisch Cliënt Dossier (ECD) opgeslagen, bijgewerkt en geraadpleegd.

Elektronisch Cliënt Dossier (ECD)
Een begeleider is wettelijk verplicht om een dossier aan te leggen en bij te houden. De begeleider richt een dossier in met betrekking tot de begeleiding van de cliënt of met betrekking tot de verlening van jeugdhulp. De gegevens worden verwerkt in het ECD van een cliënt. In het dossier staan persoonsgegevens om u te kunnen identificeren zoals:

naam
adresgegevens
geboortedatum
BSN.

In het Jeugdwet dossier staat onder meer:

aantekening van de gegevens omtrent de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen van uw kind of van jou/u.
eventueel aanwezige psychische problemen en stoornissen die relevant zijn voor het bieden van de begeleiding.
andere gegevens die noodzakelijk nodig zijn voor het bieden van goede hulpverlening aan uw kind of aan jou als jongere.

In het WMO-dossier staan onder meer:

gegevens over uw gezondheid, voor zover deze noodzakelijk zijn om u goede begeleiding te kunnen bieden.

Ook kunnen er gegevens instaan die de begeleider van anderen heeft verkregen. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om een ondersteuningsplan van de gemeente of consulent.

Naast de wettelijke verplichting om persoonsgegevens te verwerken kunt u ons machtigen om bepaalde gegevens te verwerken (bijvoorbeeld informatie van een eerdere hulpverlener opvragen en opslaan). U hebt het recht om deze machtiging ten alle tijden in te trekken. Dit kan u doen op dezelfde wijze als u de toestemming hebt verstrekt. Een mondeling gegeven toestemming kan mondeling worden ingetrokken. Een schriftelijk gegeven toestemming kan schriftelijk worden ingetrokken. Wij kunnen dan wel vragen om uw identiteit aan te tonen.

Inzage in het dossier
Binnen de organisatie kunnen verschillende mensen in uw dossier. Dit kan alleen als zij bij de hulpvraag betrokken zijn en met het oog op een goede begeleiding van u of uw kind. Dit zijn in ieder geval de begeleider en diens vervanger. Daarnaast kan het zijn dat er dringende hulp nodig is. De begeleider die op dat moment dienst heeft, heeft ook inzage in het dossier om u op dat moment goede hulp te kunnen verlenen.

Van de begeleider afgeleide taken
Medewerkers van het secretariaat, Zorgadministratie en de afdeling control hebben ook toegang tot sommige delen van uw dossier. Deze afdelingen ondersteunen de begeleider bij het uitvoeren van administratieve taken en het factureren van de verrichte werkzaamheden aan de gemeente.

Her aanmelding
Bij een her aanmelding kan het (oude) dossier geraadpleegd worden. Dat is van belang voor het leveren van goede begeleiding. We gaan er vanuit dat u hier toestemming voor geeft. Indien u dit niet wilt dan kunt u hier bezwaar tegen maken. Dit bezwaar geeft u aan bij de begeleider.

Bewaartermijnen
Op grond van de Jeugdwet wordt het dossier 20 jaar bewaard. De bewaartermijn van 20 jaar laten we ingaan op het moment dat de jeugdige 18 jaar is. De WMO schrijft een bewaartermijn van 15 jaar voor. De gegevens kunnen langer bewaard worden indien dit redelijkerwijs voortvloeit uit de zorg van het bieden van goed hulpverlenerschap. De bewaartermijn van de logging op uw dossier is vijf jaar.

Delen met derden
Als we het belangrijk vinden om gegevens met anderen te delen, vragen we u daarvoor altijd uitdrukkelijke om uw toestemming. Behalve als het delen wettelijk verplicht is.

We zijn in een paar gevallen wettelijk verplicht om sommige gegevens met derden te delen. Het kan dan gaan om het delen van informatie wanneer dit bijvoorbeeld noodzakelijk is om uw veiligheid of gezondheid, die van uw kind of een ander te kunnen waarborgen.

Ook hebben een aantal instellingen het wettelijk recht om ter controle uw dossier in te zien. Het gaat dan om aangewezen personen van de gemeente (WMO en Jeugdwet) of de Inspectie Zorg en Jeugd (Jeugdwet).

Kwaliteit van de begeleiding
Veni Etinam staat voor het verlenen van goede hulp. De kwaliteit bewaken we mede door intercollegiaal overleg en casuïstiek. Een begeleider zal om tips, feedback en advies vragen over de begeleiding die u geboden wordt aan andere begeleiders binnen dienst team. Deze collega begeleiders hebben geen toegang tot uw dossier. Wel kan de begeleider geanonimiseerd gegevens delen om advies van collega’s te krijgen.

We gaan ervan uit dat u hiermee akkoord bent. Indien u dit niet wilt dan kunt u hier bezwaar tegen maken. Dit bezwaar geeft u door aan de begeleider.

Soms worden geluids- en/of beeldopnamen gemaakt. Dit gebeurt uitsluitend nadat aan u is uitgelegd waarvoor deze worden gebruikt en uitsluitend met uw toestemming.

Rechten
Wij verwerken gegevens die door u zijn verstrekt, maar kunnen ook gegevens verwerken die door anderen zijn verstrekt. In het laatste geval informeren wij u ook van wie de informatie is ontvangen.

Ten aanzien van de verwerking persoonsgegevens

U hebt op grond van de AVG het recht:

op inzage van de geregistreerde persoonsgegevens in uw dossier
inzage te verzoeken in alle informatie betreffende de bron waarvan deze persoonsgegevens afkomstig zijn,
op aanpassing van onjuist geregistreerde persoonsgegevens,
op wissing van geregistreerde persoonsgegevens,
op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens,
om tegen de verwerking bezwaar te maken,
op gegevens overdraagbaarheid.

Deze rechten zijn volgens de AVG niet onbeperkt. Bij een verzoek zal telkens moeten worden beoordeeld of het verzoek kan worden uitgevoerd. Zo kunnen bijvoorbeeld gegevens tijdens een begeleiding in principe niet gewist worden. Anders is het niet meer mogelijk om te begeleiden en voldoen we niet meer aan de wettelijke dossierplicht.

Indien u meent dat wij in strijd handelen met deze rechten dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Utrecht.

Ten aanzien van het dossier

Op grond van de Jeugdwet en WMO hebt u het recht op

inzage in het dossier,
afgifte van stukken uit uw dossier,
om fouten in het dossier te herstellen,
een eigen verklaring te laten toevoegen,
gegevens uit uw begeleidingsdossier te laten vernietigen.

Deze rechten inzake het dossier leveren echter geen onvoorwaardelijke verplichting voor de begeleider op. Het inzien van (delen) van stukken kan bijvoorbeeld geweigerd worden, omdat de privacy van andere personen, die in de stukken genoemd worden, geschonden worden. Ook andere verzoeken kunnen (deels) worden afgewezen. Indien een verzoek van u wordt afgewezen, dan moet dit in een brief gemotiveerd aan u worden meegedeeld.

Als u gebruik wilt maken van u rechten zoals hierboven beschreven dan kunt u daarover contact met uw begeleider opnemen. Indien u geen begeleiding meer heeft dan kunt u een duidelijk omschreven schriftelijk verzoek doen. Dit verzoek kunt u richten aan xxxxxxx
Wij moeten kunnen vaststellen dat u het bent die het verzoek doet. Wij berichten u binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of en in hoeverre aan uw verzoek wordt voldaan. We zullen uitleggen wanneer u vraag gedeeltelijk of geheel wordt afgewezen.
De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. In geval van correctie van de gegevens zal de verantwoordelijke, derden aan wie de (onjuiste) gegevens zijn verstrekt van de wijziging op de hoogte gesteld worden, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

Klachtenfunctionaris/Vertrouwenspersoon
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw dossier omgaan, dan kunt u dit onze klachtenfunctionaris/vertrouwenspersoon laten weten.

Een klacht kunt u schriftelijk indienen bij Veni Etinam, adres of via het mailadres Verdere informatie over de klachtenprocedure vindt u op onze website.